Jak planować zadania aby osiągać cele

Po co planować zadania? Planowanie zabiera cenny czas. Nie lepiej odpocząć lub poczytać? Kiedyś też tak myślałam. To jednak się zmieniło, gdy w moim życiu...

Ale po kolei. Opowiem pewną historię, która nauczyła mnie jednego. Świadomego planowania konkretnych zadań tak, aby osiągnąć konkretny cel. Nim jednak przejdę do opowieści, muszę wspomnieć o tym, jak niektórzy ludzie wyobrażają sobie planowanie dnia (ja też tak kiedyś myślałam).

Błędne myślenie o planowaniu zadań

Kiedyś kalendarz służył mi tylko do zapisywania przypomnień o sprawach koniecznych. Planera w ogóle nie używałam. Planowanie kojarzyło mi się z kolejnym zadaniem, na które trzeba wygospodarować dodatkowy czas, a czas to była rzecz deficytowa w moim życiu.

Czasem próbowałam zaplanować sobie dzień. Siadałam z kalendarzem i wpisywałam godzina po godzinie, co będę robić w dniu następnym. To rzeczywiście zajmowało sporo czasu i energii. Popełniałam przy tym kilka oczywistych błędów, o których napiszę potem. Po kilku próbach porzucałam planowanie i po kolei robiłam rzeczy, które były pilne, nie zastanawiając się nad ich ważnością.

Takie myślenie pokutuje w głowach wielu zabieganych kobiet. Wolą nieprzemyślanie działać, bo działanie to coś, czego efekty można zobaczyć. W ten sposób nakładają na siebie coraz więcej i więcej zadań do zrobienia, wierząc, że może doba tym razem rozciągnie się trochę i starczy im czasu na zrobienie wszystkiego... i na odpoczynek.

Takie myślenie, a właściwie brak myślenia powoduje kumulację zadań i doprowadza nas do frustracji. A stąd już krok do wybuchu żalu czy złości, że nikt nam nie pomaga i wszystko zawsze na naszej głowie. Tak zaczynamy psuć relacje z bliskimi, co stresuje nas coraz bardziej.

Każda z nas nieraz znalazła się w podobnej sytuacji i czuła swoją bezradność, nie widząc dobrego rozwiązania. Kiedy gonimy w piętkę i kumuluje się frustracja, trudno zobaczyć drogę wyjścia. A może teraz jest odpowiedni czas na nauczenie się planowania? Skoro zapraszasz do swojego życia minimalizm, to znaczy, że masz dość codziennych wyścigów z czasem, chcesz zwolnić i odpocząć. Planowanie jest do tego najlepszym narzędziem.

Co przekonało mnie do planowania zadań

Jak wiesz, kiedyś miałam niewłaściwe pojęcie o planowaniu. Od czasu do czasu postanawiałam zacząć żyć z ołówkiem w ręku (tzn. planować). I szybko te postanowienia zarzucałam, bo zajmowało mi to za dużo czasu i pochłaniało zbyt wiele energii.

Poza tym zazwyczaj nie realizowałam zaplanowanych zadań, co owocowało frustracją i zniechęceniem. Ostatecznie rzucałam wszystko w cholerę – po co komu całe to planowanie?! Można żyć bez tego, na jedno wychodzi. A jeśli planowanie dodaje dodatkowego stresu i zajmuje czas, to jak widać jest przereklamowane.

Jednak nie dawało mi spokoju jedno pytanie. Dlaczego jest wielu ludzi, którzy uważają, że planowanie popycha ich dużo szybciej do przodu. Mało tego, daje im wewnętrzny spokój i zadowolenie z wykonanych zadań. To była dla mnie jakaś czarna magia. Tłumaczyłam sobie, że ci ludzie są odmienni ode mnie. Planowanie sprawdza się w ich życiu, a w moim po prostu nie zdaje egzaminu.

Tak było do czasu, gdy wpadł mi do ręki (to niefortunne sformułowanie w odniesieniu do e-booka, ale niech będzie, bo "wpadł mi do oczu" jest jeszcze dziwniejsze ;p) tekst napisany przez Leo Babautę. I jego credo: robić mniej a lepiej. Przetłumaczyłam sobie to na swój język: skupić się na mniejszej ilości zaplanowanych zadań i bardziej zaangażować się w działanie, czyli realizację tylko tych zadań. Nie rozpraszać się na inne działania.

To oczywiście prowadziło wprost do zdecydowania o moich priorytetach. Nie da się przecież dobrze zrobić wszystkiego. Uświadomiłam sobie, że w życiu mamy tylko taki wybór:

1. Robić wszystko lub wiele po łebkach, co prowadzi do niezadowolenia i frustracji.
2. Robić tylko najważniejsze, ale z zaangażowaniem, co prowadzi do efektów i satysfakcji.

Nie ma innej drogi. Wtedy też przypomniała mi się książka Stephena Coveya "Najpierw rzeczy najważniejsze". Przeczytałam ją dawno temu, przyznałam rację autorowi i porzuciłam jego ideę, choć była słuszna. Dziś wiem, dlaczego mnie nie przekonał. Książka jest napisana w mało przystępny sposób, zamiast maksymalnie upraszczać rzeczy, komplikowała je. Może to sprawa tłumaczenia, ale Babauta pociągnął mnie swoją ideą, a Covey nie.

Tak wkroczyłam na ścieżkę minimalizmu mentalnego (estetyczny minimalizm wyznawałam od... zawsze). Zrozumiałam, że źle podchodziłam do planowania. Planowałam dzień, czyli robiłam listę zadań, bez większego długoterminowego planowania i wyznaczania konkretnych celów.
Zrozumiałam, że planowanie a organizacja czasu nie są synonimami. Robiąc listę zadań na dany dzień, myliłam ją z planowaniem zadań. Nie można planować dnia bez wizji celu, jaki się chce osiągnąć i strategii, która prowadzi do tego celu.

Planowanie i organizacja czasu to są różne zbiory. Planowanie można porównać do zbioru wszystkich figur geometrycznych, a organizację czasu do trójkątów w tym zbiorze. Planowanie to wyprawa w Bieszczady, a organizacja czasu to wejście na Tarnicę. Planowanie to jadłospis na tydzień, a organizacja czasu, to wyjście na zakupy potrzebnych produktów.

Planowanie dnia wynika z planu miesiąca czy kwartału, a ten wynika z planu roku, który z kolei jest częścią planu życia. Aby dobrze zaplanować dzień należy wyjść od głębokiej wiedzy, do czego chcemy w życiu dążyć. Zrozumienie tego było dla mnie podstawą do nauczenia się właściwego planowania.

Jak nie planować zadań

I tu zatrzymałam się na dłużej, bo nie mogłam planować kolejnego dnia, nie znając wizji swojego życia i swoich celów. Uświadomiłam sobie też, że to ma być moja wizja, a nie dopasowywanie się do oczekiwań innych.

Jak stworzyłam taką wizję i wynikające z niej cele? To bardzo rozległy temat. Na pewno kiedyś o tym napiszę. Dzisiejszy wpis jest o planowaniu, więc wróćmy do tego. Podsumuję swoje przemyślenia, z których wyciągnęłam wnioski.

Jakie błędy popełniałam kiedyś w planowaniu zadań:

• Nie miałam świadomości swoich wartości i tego, że nie można działać wbrew nim.
• Nie miałam nazwanych priorytetów wynikających z moich wartości i świadomości, że są moim drogowskazem.
• Nie miałam sprecyzowanej wizji swojego życia.
• Nie miałam właściwie określonych celów.
• Utożsamiałam planowanie z listą zadań do zrobienia.

Jak teraz wygląda moje planowanie kolejnego dnia

Poświęcam na to około 5-10 minut dziennie, wieczorem lub rano, zależy od zmęczenia. Tak 5-10 minut dziennie, więcej nie trzeba :). Też byłam na początku zdziwiona. Wyznaczam sobie 1-3 najważniejszych planowanych zadań w danym dniu i robię je od rana z pełnym zaangażowaniem. Dopóki moja energia jest na wysokim poziomie.

Te najważniejsze zadania wynikają z konkretnego celu lub celów, które realizuję. Nie więcej niż 3 zadania priorytetowe dziennie. Po spadku energii robię tylko zadania mniej ważne lub rutynowe, w które nie muszę wkładać wiele zaangażowania.

Ale żeby nie było tak łatwo. Nie można dobrze zaplanować dnia, gdy mamy źle ustalone priorytety, niewłaściwie sformułowane cele i nie słuchamy swoich wartości. Najpierw trzeba dobrze odrobić poprzednie zadania.

Tu nie wystarczy 5 minut. Należy na to poświęcić sporo czasu. Nie wiem, ile Ty potrzebujesz, bo to indywidualna sprawa. Mnie zajęło to kilka miesięcy. Oczywiście nie chodzi o to, że przez kilka miesięcy po 8 godzin dziennie nad tym myślałam. Chodzi o to, że odkrycie i uświadomienie sobie pewnych spraw zajmuje trochę czasu.

Zadajesz sobie pytanie i zostawiasz swój umysł z nim. Niech dojrzeje. Po pewnym czasie mózg sam daje odpowiedź na zadane pytanie. Trzeba tylko wiedzieć, jak zadawać mu pytania i być uważną na jego odpowiedzi.

Ten proces właściwie nigdy się nie kończy, bo zmieniają się okoliczności wokół nas, i my się zmieniamy. Tę uważność na siebie, swoje wartości i potrzeby ćwiczymy całe życie. Ważne, aby się nie zatracić w różnych bodźcach z zewnątrz. I temu służy minimalizm, czyli ograniczanie w swoim życiu rzeczy, informacji, dźwięków itp. do tych, które nam służą.

Planowanie to narzędzie, dzięki któremu łatwiej praktykować minimalizm.